Surat referensi biasanya diminta dari Anda yang memegang posisi pengawasan di tempat kerja, sekolah, atau organisasi nirlaba. Orang membutuhkan surat referensi ketika melamar pekerjaan atau melamar ke universitas tertentu. Surat referensi harus ditulis dalam format dan bahasa formal, yang memuat uraian tentang karakteristik atau kemampuan positif calon yang dirujuk.[1] X Sumber penelitian [2] X Sumber penelitian
Format Surat Referensi
Gunakan program pengolah kata. Tulisan tangan tampak lebih pribadi, tetapi huruf yang diketik tampak lebih profesional. Huruf yang diketik juga lebih mudah dibaca.
Gunakan program pengolah kata, bukan aplikasi teks biasa. Aplikasi teks biasa tidak menyediakan opsi pemformatan yang diperlukan.
Jika kandidat memberi tahu Anda bahwa surat itu harus dikirim melalui email, Anda tetap harus mengetik surat terpisah untuk dilampirkan ke email sebagai PDF setelah ditandatangani, bukan hanya mengetik surat di badan email.
Cari template surat bisnis. Program pengolah kata biasanya menyediakan template yang memudahkan Anda untuk memformat surat Anda. Template surat bisnis biasanya dilengkapi dengan pengaturan dan margin sehingga Anda tidak perlu melakukannya secara manual.
Sebagian besar program pengolah kata menyediakan beberapa templat huruf. Pilih template surat bisnis formal, bukan surat pribadi atau kasual.
Gunakan font standar yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Helvetica.
Biasanya, badan surat diberi spasi ganda di antara paragraf tanpa indentasi. Jika Anda ingin memulai paragraf dengan indentasi, jangan gunakan spasi ganda.
Masukkan nama dan alamat Anda. Pada halaman pertama surat, masukkan nama dan alamat Anda di sudut kanan atas. Nama dan alamat penerima mengikuti di sisi kiri halaman.
Anda juga harus menyertakan informasi kontak tambahan, seperti nomor telepon atau alamat email.
Jika Anda memiliki kop surat yang berisi informasi kontak, biasanya tidak perlu memasukkan nama dan alamat Anda. Namun, informasi ini tetap harus disertakan jika kop surat mengacu pada perusahaan, bukan Anda.
Setelah alamat, masukkan tanggal. Beberapa template juga menyertakan baris subjek. Untuk subjek, cukup tulis “Surat Referensi untuk” diikuti dengan nama kandidat.
Biasanya, surat referensi ditujukan kepada orang-orang tertentu. Namun, ketika surat itu akan ditinjau oleh beberapa orang, sampaikan ke “komite rekrutmen ” atau “panitia penerimaan “. Tanyakan kepada kandidat untuk lebih jelasnya.
Gunakan kop surat jika tersedia. Jika perusahaan Anda memiliki kop surat, atau Anda memiliki kop surat pribadi, sebaiknya gunakan kop surat karena akan membuat surat tersebut tampak lebih profesional. Gunakan kop surat atau tidak, pastikan kertas yang digunakan berkualitas baik.
Penyajian surat itu juga mencerminkan siapa Anda, bukan hanya calonnya. Oleh karena itu, surat referensi yang Anda terbitkan harus terlihat formal dan profesional.
Kertas putih polos dapat digunakan. Hindari kertas kopi murah. Anda dapat membeli kertas berkualitas baik di toko alat tulis.
Buat garis besar dasar. Ini adalah ide yang baik untuk memikirkan kandidat sebelum menulis surat referensi untuknya. Pikirkan tentang kualitas yang ingin Anda sertakan, dan pilih yang terkuat.
Ingat bahwa surat referensi biasanya tidak lebih dari satu halaman. Surat referensi akademik boleh lebih panjang, maksimal dua halaman.
Ini berarti Anda hanya memiliki tiga paragraf pendek di tengah surat. Karena ruang terbatas, Anda harus bisa menulis dengan efisien agar semua kata memiliki makna.
Saat mengerjakan garis besar, Anda mungkin perlu berbicara dengan kandidat. Tanyakan pekerjaan atau program akademik yang dia tuju, dan atribut atau keterampilan apa yang akan dihargai oleh orang yang mengevaluasi surat tersebut.
Menyusun Surat Referensi
Perkenalkan diri Anda dan kandidat. Surat referensi harus diawali dengan “Dear.” diikuti dengan nama orang yang akan menerimanya. Kemudian, buka kalimat dengan menyebutkan nama Anda, nama kandidat, dan alasan penulisan surat tersebut.
Jelaskan hubungan Anda dengan kandidat dan berapa lama Anda mengenalnya. Jika Anda memiliki kualifikasi khusus yang membuat rujukan lebih berharga, sebutkan juga.
Sebutkan detail yang relevan dengan aplikasi kandidat. Jika Anda seorang supervisor, sebutkan nama perusahaan dan posisi Anda, serta posisi kandidat (jika relevan), berapa lama dia bekerja di perusahaan itu, dan berapa lama Anda menjadi bosnya.
Misalnya, “Nama saya Budi Darmawan, dan saya seorang supervisor di Sejati Textile. Surat ini saya tulis sebagai referensi kepada Iwan Setiawan yang telah berada di bawah pengawasan saya di Sejati Textile selama lima tahun terakhir.”
Sebutkan setidaknya tiga keterampilan atau atribut dari kandidat yang luar biasa. Tepat setelah pendahuluan, tulis kalimat yang menyebutkan keterampilan atau atribut yang akan Anda bahas lebih detail di badan surat.
Jenis keterampilan atau atribut yang Anda masukkan tergantung pada hubungan Anda dengan kandidat, dan tujuan surat itu sendiri. Surat referensi karakter harus fokus pada sifat dan karakteristik, sedangkan surat referensi pekerjaan harus fokus pada keterampilan khusus yang membuat kandidat cocok untuk pekerjaan yang bersangkutan.
Surat referensi akademik merupakan gabungan dari dua huruf di atas. Selain keterampilan yang membuat kandidat cocok untuk kursus tertentu, Anda juga harus menyebutkan sifat dan karakteristik, seperti kecerdasan atau rasa ingin tahu.
Itu harus dimasukkan dalam kalimat terakhir paragraf pertama. Sebutkan keterampilan atau atribut tanpa masuk ke detail karena pembahasannya akan dimuat di paragraf berikutnya. Misalnya, “Dalam pengalaman saya, Iwan Setiawan memiliki stamina dan keterampilan organisasi dan komunikasi yang akan menjadi aset besar bagi perusahaan Anda.”
Berikan contoh-contoh pendukung. Di paragraf kedua, tulis detail tentang setiap keterampilan atau atribut yang disebutkan di paragraf pengantar.
Ingat bahwa tempat terbatas, jangan biarkan surat Anda terlalu panjang. Oleh karena itu, adalah ide yang baik untuk mencari satu contoh konkret yang menunjukkan setidaknya dua, jika tidak ketiga atribut atau keterampilan yang disebutkan dalam pendahuluan.
Cara yang paling efisien adalah pengamatan konkret dari keterampilan atau atribut.
Misalnya, ”Iwan Setiawan menunjukkan bahwa ia mampu melakukan beberapa pekerjaan sekaligus dan melakukan pemintalan dan menyisir sekaligus. Misalnya, suatu hari ia mengajukan diri untuk melakukan pekerjaan tambahan ketika mengetahui akan ada penundaan produksi karena beberapa karyawan jatuh. sakit. Dia sering menerima tanggung jawab tambahan dan bekerja lembur, sambil tetap berperan aktif dalam komunitas dan keluarganya.”
Tulis paragraf penutup. Di paragraf ketiga dan terakhir, tutup surat dengan kata-kata positif yang merangkum dan menyatakan kembali keterampilan atau atribut yang Anda fokuskan di badan surat, dan tunjukkan bahwa Anda yakin kandidat akan sangat cocok untuk pekerjaan atau program studi dia inginkan.
Paragraf ini tidak boleh lebih dari dua atau tiga kalimat. Tulis satu kalimat yang merangkum isi surat dan merekomendasikan seorang kandidat. Sertakan juga kalimat yang mengulangi contoh yang menghubungkan contoh di paragraf kedua dengan pekerjaan Anda selanjutnya.
Misalnya, “Hingga saat ini, saya telah mengevaluasi pekerjaan karyawan lain terhadap Iwan Setiawan. Dengan staminanya, serta kemampuan organisasi dan komunikasinya, Iwan akan menjadi aset berharga bagi perusahaan Anda.”
Berikan ruang untuk pertanyaan. Kalimat terakhir harus mencantumkan cara termudah untuk menghubungi Anda jika penerima memiliki pertanyaan atau ingin mendiskusikan informasi dalam surat Anda.
Berikan cara khusus untuk menghubungi Anda secara langsung, termasuk hari dan waktu Anda dapat dihubungi.
Misalnya, “Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin mendiskusikan pengalaman saya dengan Iwan, jangan ragu untuk menghubungi saya di 555-555-5555. Biasanya saya dapat dihubungi di nomor tersebut dari Senin hingga Jumat, pukul 8 pagi – 6 sore. “
Melengkapi Surat Referensi
Perbaiki surat itu dengan hati-hati. Huruf dengan kesalahan tata bahasa dan tanda baca mencerminkan kesan buruk dari kandidat dan juga diri Anda sendiri. Surat yang tidak dikoreksi dan direvisi akan menjadi bumerang, tergantung dari jenis pekerjaan atau program studi yang diincar kandidat.
Program pengolah kata memang menyediakan fungsi pemeriksaan ejaan dan tata bahasa, tetapi Anda tidak dapat mengandalkan fungsi-fungsi itu saja.
Cetak draf surat dan bacalah dengan cermat. Baca dari awal hingga akhir untuk menemukan kesalahan yang mungkin Anda lewatkan dengan membaca dari awal hingga akhir.
Anda juga dapat membaca dengan suara keras. Ini membantu menemukan kesalahan tata bahasa, serta frasa aneh atau struktur kalimat yang membingungkan atau sulit dibaca. Jika Anda buntu saat membaca suatu bagian, pertimbangkan untuk merevisinya agar lebih mudah dibaca.
Tanda. Surat harus diakhiri dengan salam penutup formal, seperti “Hormat kami,” diikuti dengan beberapa spasi untuk tanda tangan. Kemudian, tulis nama lengkap di bawah baris tanda tangan. Anda juga dapat memasukkan informasi kontak dengan nama depan, tetapi Anda tidak harus melakukannya.
Setelah mengoreksi surat dan memastikan tidak ada kesalahan, cetaklah di atas kertas kop surat atau kertas berkualitas.
Tanda tangani surat itu dengan tinta hitam atau biru.
Buat salinan surat untuk file Anda, serta file kandidat. Jika surat referensi ditulis dalam kapasitas resmi Anda sebagai calon supervisor, buat juga salinannya untuk arsip perusahaan.
Kirim. Tanyakan kepada kandidat bagaimana cara mengirim surat, dan ikuti instruksinya. Jika surat harus dikirim melalui email, Anda mungkin juga perlu mengirim salinan kertas melalui pos.
Khususnya jika Anda menulis surat referensi akademik atau surat referensi untuk lisensi profesional, mungkin ada permintaan tambahan terkait pengajuan.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat memberikan surat kepada kandidat dan dia akan memberikannya kepada penerima, tetapi dalam kasus lain Anda harus mengirimkannya langsung ke penerima dan tidak melewati tangan kandidat.
Namun, biasanya lebih baik jika Anda mengirimkannya langsung ke penerima, bukan melalui kandidat. Dengan cara ini, penerima tahu bahwa calon tidak mengubah isi surat.
Perhatikan tenggat waktu. Jangan sampai surat referensi Anda datang terlambat karena ada kemungkinan kandidat akan didiskualifikasi. Hal itu akan menimbulkan kesan buruk pada kandidat atau membuatnya gagal mendapatkan posisi yang diinginkan.